Gasté 375 € ($420) en apps de tareas. Acabé volviendo a Google Calendar.
Probé 19. Google Calendar fue la única que seguí usando a diario. Así que empecé a meterle también las tareas a la fuerza.
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Esta historia se ha traducido al español.
Diecinueve apps de tareas. 375 € ($420) en suscripciones en un año.
Me quedé con Google Calendar. Pensaba que simplemente se me daba mal organizarme. Ahora veo que guardar tareas y horarios por separado me estaba agotando.
Buscar la tarea en una app. Abrir la otra para comprobar el horario. Montar las dos cosas en mi cabeza. Varias veces al día.
Al principio, elegir una app nueva era divertido
Soy fotógrafo freelance y trabajo con varios equipos. Sesiones para marcas, reuniones con clientes y muchas horas a solas seleccionando, editando y entregando fotos.
Creaba listas por proyecto, señalaba lo urgente y marcaba lo terminado. Una app era bonita; otra tenía una estructura que me gustaba. Cambiaba colores y reorganizaba las vistas.
Encontrar una que sintiera mía era divertido. Me sentía alguien que tenía todo bajo control.
Al principio.
«¿Estás libre el miércoles?» no debería exigir dos apps
Una diseñadora con la que trabajo preguntó si podíamos hablar de la siguiente sesión el miércoles por la tarde.
Abrí Google Calendar. Vacío. Iba a decir que sí, pero abrí también la app de tareas.
Ah. Las fotos que debía entregar el viernes. El miércoles era cuando pensaba seleccionarlas y editarlas.
El trabajo estaba en la lista, no en el calendario. La diseñadora había consultado mi calendario compartido y, con toda lógica, pensó que estaba libre.
Pasaba una y otra vez.
- La sesión iba en Google Calendar.
- La preparación, en la app de tareas.
- La fecha de entrega también en la app de tareas.
- El tiempo para seleccionar y editar se quedaba en mi cabeza.
Cada app parecía organizada por separado. Pero saber si estaba libre el miércoles seguía requiriendo pensar.
Dos apps. Yo seguía montando el día.
Por la mañana abría el calendario. ¿A qué hora era la reunión? Después la app de tareas. ¿Qué debía acabar antes?
Llegaba un mensaje. Otra vez al calendario. Espera, ¿qué más tenía que hacer ese día? Otra vez a la lista.
Equivocarme de fecha no era todo el problema. Aunque registrara todo correctamente, necesitaba ambos sitios.
Un trabajo nuevo traía otra decisión: ¿tarea o evento? Si lo pongo aquí, ¿también debo ponerlo allá?
En días ocupados, hasta eso costaba. Lo dejaba en algún sitio y volvía a trabajar. Después tenía que recordar dónde.
Había empezado a usar apps para no recordarlo todo. Ahora recordar qué vivía en cada app formaba parte del trabajo.
Una app nueva ayudaba unos días. Mover listas, configurar, decidir que esta sí. Llegaba el lío y acababa igual.
El dinero me molestaba. Las horas repitiendo esto me molestaban más.
Vale. Borrar las apps de tareas. Quedarme con Google Calendar.
Sin app de tareas me faltaba algo. A veces era incómodo.
¿Sin calendario? Me pierdo una reunión. Llego tarde a una sesión. Reservo dos cosas a la vez. Así no puedo trabajar.
Los compañeros también usaban mi calendario compartido para quedar. La elección estaba clara.
Borré las apps y metí el trabajo a la fuerza en Google Calendar.
También «Entregar fotos antes del viernes». No sabía a qué hora las enviaría. Necesitaba ver el recordatorio en la columna del viernes.
Al final quedó así:
- Martes, 14:00 — reunión con cliente.
- Miércoles — seleccionar fotos.
- Jueves, 10:00 — sesión para una nueva marca.
- Viernes — entregar fotos editadas.
- Actualizar el portafolio algún día… de momento, el lunes siguiente.
Citas, plazos, cosas para algún día. Todo en un sitio, pero ahora tenía que descifrar qué significaba cada entrada.
¿Había reservado tiempo para seleccionar fotos o era un recordatorio? ¿De verdad actualizaría el portafolio el lunes?
Aun así, no quería volver a mantener dos apps. Me apañaba, por incómodo que fuera.
Esta vez se lo conté a la IA antes de ordenar nada
Por eso probé thrw con escepticismo. ¿Iba a darme otra app que mantener?
Conecté Google Calendar a thrw, abrí su chat y solté toda la semana:
ayúdame a organizar esta semana
reunión cliente martes de 14 a 15
sesión nueva marca jueves de 10 a 13
fotos de la última sesión hay que enviarlas antes del viernes
antes toca elegirlas bloquea el miércoles a las 16 una hora
preparar objetivos y tarjetas de memoria el día antes de la sesión
también quiero rehacer la portada del portafolio pero sin fecha aún
Antes habría abierto el calendario para las citas, la app de tareas para preparar y otra vez el calendario para reservar horas.
Esta vez envié un mensaje.
Esto hizo la IA:
- Reunión con cliente — martes, 14:00–15:00.
- Sesión de marca — jueves, 10:00–13:00.
- Seleccionar fotos para entregar — miércoles, 16:00–17:00.
- Preparar objetivos y tarjetas — preparación con plazo el miércoles.
- Entregar fotos editadas — plazo el viernes.
- Actualizar la portada del portafolio — sin fecha.
Había separado citas, horas de trabajo, un plazo de entrega y una idea sin fecha.
Sin rellenar seis formularios. Le conté mi semana y me devolvió un plan que podía usar.
Revisé y apliqué las propuestas. Abrí Google Calendar. Tras sincronizar, estaban la reunión, la sesión y el bloque para seleccionar fotos.
Espera. ¿Solo contándole lo que había, salía esto?
Mi calendario por fin mostraba el trabajo entre reuniones
La siguiente persona que miró mi disponibilidad tuvo una imagen más completa.
El bloque de selección de 16 a 17 apareció en el calendario compartido. Podían ver que trabajaba antes de explicarlo. (No solo se trabaja en las reuniones.)
La entrega del viernes seguía como tarea con plazo. El portafolio seguía sin fecha. No necesitaba poner todo en el calendario para recordar que existía.
Comprobé la configuración de compartir y la visibilidad de los eventos que debía ver el equipo. Mis tareas personales no necesitaban público.
Preparé la siguiente sesión igual. Trabajo surgido conversando, citas acordadas, ideas sin fecha. Dejé de clasificarlo todo antes de introducirlo. Se lo contaba junto a la IA y comprobaba el resultado.
Cuanto más llena la semana, más se notaba. En vez de saltar entre apps y rellenar fechas por cada cosa, podía hablar de la semana una vez.
Sigo usando Google Calendar. Paso menos tiempo yendo de él a la app de tareas, intentando montar el día en mi cabeza.
Ahora, cuando preguntan «¿Estás libre el miércoles?», no empiezo buscando dónde apunté el trabajo.